Keine ERP-Einführung gelingt auf allen Ebenen und in jedem Einführungsstadium reibungslos. Vielmehr ist die Erfassung aller zu berücksichtigenden Unternehmensprozesse und das Zusammenführen dieser unter dem Dach einer Software ein derart komplexes Unterfangen, dass Probleme eher die Regel als die Ausnahme sind.

Diesen Problemen lösungsorientiert zu begegnen, ist eine der Kernaufgaben eines jeden externen ERP-Beraters. Aber kann ein Außenstehender überhaupt den Spagat zwischen sämtlichen Unternehmensdetails und der nötigen Weitsicht leisten? Die Erfahrung zeigt: Eine gesunde Skepsis ist angebracht.

Unternehmensberatung ist generell kritisch zu sehen

Unabhängig davon, ob es sich um eine ERP-Einführung oder andere größere Unternehmensprojekte handelt, ist das Hinzuziehen von externen Beratern immer kritisch zu sehen. Grund hierfür ist ein Interessenkonflikt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die beide auf ihre Art und Weise gewinnmaximierend arbeiten. Denn während der Auftraggeber ein individuell abgestimmtes Konzept mitsamt Umsetzung erwartet, zielt der Auftragnehmer auf ein Konzept, welches ihm die Chance auf Weiterbeschäftigung bietet.

Allein deshalb – und weil ein externer Berater nie das Unternehmen in allen relevanten Hinsichten kennen und einschätzen kann – sind die erstellten Konzepte äußerst selten passgenau und allumfassend.

Was bei der Auswahl eines ERP-Beraters beachtet werden sollte

ERP-Berater sind immer auch Verkäufer einer Dienstleistung, wie ERP-Anbieter Verkäufer eines Produktes sind. Da ERP-Projekte nicht nur komplex, sondern auch langwierig sind, gibt es kaum Berater, die mehrere ERP-Einführungen von Anfang bis Ende begleitet haben. Das führt wiederum dazu, dass die mangelhafte Fachkenntnis verbal kaschiert wird. In die Karten spielt Beratern dieser Art dabei oft die IT-Unwissenheit der Auftraggeber.

Um einen seriösen Berater ausfindig zu machen, sollten Sie auf die nachstehenden Punkte besonders achten:

• Nicht die Vertriebsleute des Beraters, sondern das Projektteam und der Projektleiter stellen sich vor.
• Alle externen Projektmitglieder müssen ihre Referenzen offenlegen.
• Lassen Sie sich unbedingt aufzeigen, welche ERP-Systeme und damit verbundenen Standardprozesse die Berater wirklich aus der Anwendungspraxis kennen.
• Sprechen Sie als Auftraggeber mit diesen Referenzen und erfragen Sie, wie sich Begleitung durch den Berater tatsächlich gestaltete.
• Integrieren Sie die externen Berater in ihr Projektteam und nicht umgekehrt. Sollten Sie keinen fachlich adäquaten Projektleiter bzw. IT-Verantwortlichen haben, hat eine ERP-Einführung de facto keinen Sinn.
• Überlassen Sie das Spielfeld nicht den Beratern, die sonst – aufgrund des oben genannten Interessenkonfliktes zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – nach ihren eigenen Regeln agieren. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Projektleiter im „Drivers Seat“ sitzt und von den Beratern fordert, nicht aber die Berater von ihm fordern.

Wofür externe ERP-Berater eingesetzt werden können, wenn passende gefunden wurden

Bei aller angebrachten Skepsis gegenüber externen Beratern sollte jedoch auch klar sein, dass ohne sie eine ERP-Einführung für viele Unternehmen nicht realisierbar wäre. Vorausgesetzt, es wurde ein passender externer Berater gefunden, sind seine Einsatzgebiete idealerweise (natürlich abhängig vom Budget) die folgenden:

• Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse
• vorbereitende Standardisierung der Geschäftsprozesse (Konzept)
• Erstellung eines Lastenheftes (Anforderungskatalog)
• Eingrenzung der in Frage kommenden ERP-Anbieter
• Auswahl des ERP-Anbieters und Vertragsverhandlung mit diesem
• Qualitätssicherung während der Pflichtenheftphase und der Programmierungsphase
• Begleitung der Live-Tests von neu gestalteten Geschäftsprozessen
• Durchführung eines Prozess-Reviews nach 6 bis 12 Monaten nach dem Go-live